Waarom je de fileserver vaarwel moet zeggen

Welk bedrijf heeft hem niet? Een fileserver of netwerkschijf op locatie. Een verzamelplaats van zo’n beetje alle bedrijfsgegevens en documenten. Fileservers komen nog vaak voor en bevatten geregeld veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Denk maar eens na: veel medewerkers hebben een eigen mapje waar ze naar hartenlust informatie kunnen opslaan. Het is verstandig om dit anders aan te pakken.

Waarom de Fileserver achterhaald is

De Fileserver is dus een verzamelplaats van allerlei belangrijke informatie. Door zijn grote omvang, is dit een behoorlijke kluif voor security en compliance. Denk maar eens na: elke werknemer, afdeling en klant of project heeft een eigen map met heel veel informatie. Daaronder hangen weer sub mappen. Uiteindelijk weet niemand wat er nu precies in welke map is opgeslagen. Dat is onoverzichtelijk en inefficiënt: op een fileserver moeten werknemers vaak behoorlijk zoeken, zo gaat kostbare tijd verloren. Daarnaast staat er vaak ook privacygevoelige informatie op een fileserver die niet beveiligd is, onhandig als je wilt voldoen aan de AVG. Een Excel-spreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook cv’s van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen hieronder. Tot slot is een lokale server vaak kostbaarder in onderhoud en updates. Hierdoor is hij vaak verouderd en daardoor makkelijker te hacken.

Stap over op de cloud

Een goed alternatief voor een veilige werkomgeving online is de cloud. Microsoft biedt naast optimale beveiliging, programma’s als bijvoorbeeld SharePoint en OneDrive om de fileserver op een professionele manier te vervangen. Als werknemer krijg je een persoonlijke inlog en kun je deze omgeving zo indelen dat het voor jou optimaal werkt. Daarnaast updaten deze twee programma’s zichzelf automatisch waardoor je gegevens en informatie altijd veilig staan en elke werknemer met dezelfde versies werkt. Lees in onze andere blog meer over hoe je makkelijk kan overstappen op de cloud.

SharePoint en OneDrive zijn onderdelen van Microsoft 365. Neem je het complete Microsoft 365, dan zijn er talloze extra voordelen: zo heb je vanaf elk apparaat met een internetverbinding toegang tot jouw gegevens en werk je makkelijker met collega’s samen met behulp van Microsoft Teams. Dat allemaal met de optimale beveiliging van Microsoft. Daar kan zo’n fileserver niet tegenop! Meer weten over hoe Microsoft 365 voor een veilige omgeving kan zorgen? Kijk dan snel hier!