Als je medewerkers slimmer met Outlook omgaan, winnen ze tijd en draait jouw organisatie soepeler. Door een paar slimme onderdelen van dit mailprogramma te gebruiken, bespaar je een hoop tijd. Met een beetje anders werken boek je ook behoorlijk wat winst.
Of je medewerkers nu elke tien minuten hun mail checken of drie keer per dag, vaak kan het nog een stuk efficiënter. Zeker als je weet wat het programma je te bieden heeft. Dit zijn de 5 best bewaarde geheimen over Outlook die je moet kennen.
1. Organiseer in een handomdraai
Hoef je alleen maar een ‘ja’ of ‘nee’ van verschillende mensen? Maak het hen en jezelf makkelijk door stemknoppen toe te voegen met opties > stemknoppen > aangepast. Zo hoeven je ontvangers niet lang na te denken of een complete mail terug te sturen. Zij hebben minder werk en jij hebt snel antwoord.
2. Vertraag verzending
Weer een zorg minder? Stel van tevoren het moment in waarop bepaalde e-mails verzonden moeten worden. Dit vind je bij opties > meer opties > bezorging uitstellen. Zo verstuur je nooit meer te snel boos een mail. Of die mail die je gisteravond laat opstelde verschijnt gewoon netjes tijdens kantoortijd in de mailbox van de ontvanger.
3.Zet een deadline voor je e-mail
In hetzelfde menu van Opties > Meer opties > opties, vind je de functie ‘Verloopt na.’ Hier kan je instellen dat een uitnodiging na een paar dagen weer verdwijnt, wanneer hij niet meer relevant is. Collega’s die op vakantie zijn eindigen zo niet met een volle mailbox. En jij kan duidelijk aangeven voor wanneer je een reactie nodig hebt.
4. Deel je agenda voor snelle afspraken
Collega’s kunnen je agenda al zien, maar mensen buiten je organisatie niet. Daarom kan je je agenda in een mail met hen delen. Ga daarvoor naar Start > agenda > agenda delen. Hiermee deel je met wie je wil je agenda, om zo nog makkelijker afspraken in te plannen.
5. Maak verschillende vakantiemeldingen
Ga voor je afwezigheidsmelding naar Bestand > automatische antwoorden > binnen mijn organisatie of > buiten mijn organisatie. Voor beide kan je een aparte melding instellen. Zo kan je intern bijvoorbeeld instructies of uitleg achterlaten, terwijl je externen kan doorverwijzen naar een collega die hen verder helpt.
Wil je meer weten over hoe je jouw bedrijf met Outlook efficiënter maakt? Neem dan contact op met ons via e-mail (verkoop@inbusiness-ict.nl) of telefonisch via 0591-646122.