In een wereld waarin bijna iedereen al 2 weken of zelf al langer thuiswerken is de virtuele werkplek eerder een vaste regel geworden dan een uitzondering. En of je nu achter het bureau, keuken tafel of op de grond werkt, de kans is groot dat online samenwerken van kritiek belang is geworden in alles wat je doet. In deze blog geven wij een aantal tips waar je misschien nog niet aan gedacht hebt!

Natuurlijk, je werkt al een tijdje thuis en inmiddels denk je er ook best handig in te zijn geworden. Maar ben je echt zo effectief of kent dit nog verbetering? Daarom geven wij je een aantal simpele tips. En met een beetje geduld en een koffiemok vol met de goedheid van cafeïne kom je thuis waarschijnlijk veel verder dan vanuit kantoor.

Laten we een blik werpen op de zeven beste manieren om feilloos online samenwerken tot een realiteit te maken:

1. Identificeer rolverdelingen en verantwoordelijkheden

Of je nu thuiswerkt of vanuit hetzelfde kantoor, als je team niet weet wie verantwoordelijk is voor wat – en wanneer – dan volgt chaos geheid. Zorg dat iedereen weet wie het project managet, wat de taakverdeling is en wanneer iets afgerond moet zijn voor je aan het project begint.

2. Instant Messaging (IM)

Vind een aanbieder van een instant messaging dienst die op alle soorten toestellen te gebruiken is: laptops, desktops, tablets en mobiele telefoons. Op deze manier kun je altijd een snel gesprek hebben met een van je collega’s, waar ze ook zijn op dat moment. Je kunt IM ook gebruiken voor sociale gesprekken met je collega’s. Het is opvallend dat een paar minuten van collegiale koetjes en kalfjes al genoeg is om een persoonlijke relatie op te bouwen met iemand die honderden kilometers ver weg is. Met een beetje inzet kom je heel ver op het moment dat je hulp, informatie of advies nodig hebt.

3. Online samenwerking software

Het ligt misschien voor de hand maar verbazingwekkend veel organisaties beschikken nog steeds niet over software die real-time samenwerken aan documenten mogelijk maakt. Door software te vinden waarbij verschillende teamleden tegelijk als auteurs kunnen werken binnen hetzelfde document, heeft iedereen toegang tot de meeste actuele versie en kunnen opdrachten sneller afgerond worden.

4. Virtuele vergaderingen

Gebruik een online dienst om schermen te koppelen en delen wanneer je het hele team wilt samenbrengen en iedereen op de hoogte wilt stellen van een project, idee of ontwikkeling. Op deze manier houd je mensen betrokken (en weg van de berg schone was die nog opgevouwen moet worden) en kun je je bericht nauwkeuriger delen.

5. Houd je ego in bedwang

Samenwerking draait om het verenigen van mensen met een gezamenlijk doel. Natuurlijk heb je ervaring in zaken waar anderen geen verstand van hebben en vice versa. Behandel alle teamleden met dezelfde mate van beleefdheid die je van ze verwacht en geef iedereen de kans om in het middelpunt te staan.

6. Neem verantwoordelijkheid

Of je het hele project managet of alleen een kleine rol vervult, bij online samenwerking is het belangrijk dat het team weet waar je aan werkt en dat je de deadline gaat halen. Door dit soort informatie te communiceren kun je niet alleen het vertrouwen winnen van je teamleden maar ze ook helpen bij het voorbereiden van de volgende projectfase.

7. Wees jezelf maar ook zuinig met sarcasme

Door je als een slavendrijver of kantoor-robot te gedragen stoot je collega’s af en blijven je e-mails of chatberichten al snel onbeantwoord. Besteed dus aandacht aan je persoonlijkheid, ook als je alleen meer digitaal communiceert. Wanneer je collega’s je mogen (en weten dat ze op je kunnen bouwen) zullen ze juist graag met je samenwerken. Met die wetenschap in het achterhoofd: als sarcasme je voertaal is maak dan de overweging om het uit je schrijven te laten. Sommige dingen vertalen zich nu eenmaal niet goed door in een email of chatbericht, sarcasme is daar een goed voorbeeld van.

De juiste online tools en houding om samen te werken, en een geslaagde collectie van comfortabele kleding maken een droom van thuiswerken. Maar met de verkeerde technologie en teams (die je niet vertrouwt, of zij jou niet) waar je niet mee kunt communiceren creëer je juist een nachtmerrie. Dus nu je gedwongen bent om thuis te blijven: verzeker jezelf met de juiste tools om samen te werken en manage projecten op dezelfde wijze als wanneer je op kantoor bent. Het allerbelangrijkste: roep de discipline op die nodig is om werk op tijd en op niveau aan te leveren – waar je ook bent. Want je weet nooit hoelang iedereen nog thuis moet blijven werken!

Ook inBusiness-ICT werkt thuis. Wil je ons toch bereiken voor meer informatie? Neem dan contact op via ons contactformulier, wij helpen je graag in deze tijden!