Hoe zorg je in tijden van corona dat ook de medewerkers zonder mobiele werktelefoon bereikbaar zijn? Jordi Kerkhof en Arno Cornelissen werken op de ICT-afdeling van ConDoor. Zij zorgden dat ook de medewerkers zonder mobiele telefoon van het werk altijd bereikbaar waren.
ConDoor, een producent van geïsoleerde overheaddeuren voor bedrijfsgebouwen en woonhuizen, wil dat klanten altijd door een medewerker te woord worden gestaan.
Jordi Kerkhof en Arno Cornelissen werken op de ICT-afdeling en kennen goed de weg in het ICT-landschap. Ze werken met een vast mobiel integratie, een koppeling die wordt gelegd tussen de VoIP-centrale van ConDoor en de mobiele telefoon.
Bellen via internet
Collega’s van de sales afdeling hebben zowel een vast als een mobiel toestel, die aan elkaar zijn gekoppeld. Met VoIP belt iedereen via het internet. “Deze koppeling is afgelopen jaar met corona nog belangrijker geworden. Alle collega’s met een mobiele telefoon zijn ook thuis bereikbaar onder hetzelfde vaste telefoonnummer.”
Telefooncentrale
ConDoor schakelde een jaar voor corona over op VoIP. “In het begin ervaarden we wat opstartproblemen, omdat we allemaal zo gewend waren aan een traditionele telefooncentrale.”
VoIP werkt net wat anders en daarom maakten Jordi en Arno samen met InBusiness ICT en met medewerkers van de receptie en sales een nieuw belschema. Al snel kregen de medewerkers het nieuwe bellen onder de knie. Iedere klant kan direct met een verkoper bellen. Is die niet bereikbaar, dan komen ze via de receptie binnen.
Altijd iemand aan de lijn
“Bij ConDoor willen we snel kunnen schakelen en altijd bereikbaar zijn. Wie contact met ons opneemt, moet altijd meteen iemand aan de lijn krijgen.” Medewerksters op de receptie van ConDoor zien de telefoontjes binnenkomen en slepen die dankzij een app op de computer naar de juiste wachtrij. Neemt de medewerker niet op, dan komt het telefoontje terug bij de receptie en wordt het opnieuw aangeboden.
Met headset achter de computer bellen
Voor de coronacrisis zagen de medewerkers van ConDoor elkaar dagelijks op kantoor. Bellen via de cloud deden ze al met VoIP. Tijdens de crisis besloten ze een extra functionaliteit te activeren, de app I AM. Hiermee kan de afdeling sales vanuit één interface de beschikbaarheid van collega’s zien en bellen. Via de app kunnen ze zelfs aangeven waar telefoongesprekken binnen moeten komen, op een 06-nummer of een vaste lijn. “Met een headset bellen medewerkers nu via hun laptop en zijn ze bereikbaar onder hun eigen telefoonnummer. “Deze manier van werken kwam in een stroomversnelling toen iedereen ging thuiswerken. Niet iedereen heeft een mobiele telefoon van de zaak, dankzij deze app was echt iedereen thuis eenvoudig bereikbaar via de laptop.”
Jordi en Arno zijn blij dat ze voor corona met VoIP overstapten naar bellen via WiFi. “Op het moment dat KPN met de ISDN-lijnen stopt, baal je even. Nu was het alleen maar fijn dat we deze manier van werken al onder de knie hadden en alle vragen waren getackeld.”