Op het moment dat een medewerker van Hemmen Aanneming Wegenbouw BV om een plattegrond, tekening of foto van een project verlegen zit, vraagt hij zijn collega op kantoor om hulp. Die stuurt het betreffende bestand binnen een paar seconden door, zodat de collega die buiten aan het werk is niet zelf op zoek hoeft.
Drie jaar geleden stapte het bedrijf uit het Drentse Nieuw-Dordrecht over naar Microsoft office 365. Directeur-eigenaar Didier Niland: “We hebben onze complete bedrijfsstructuur hier op ingericht, met het grote voordeel dat we overal en op ieder moment bij onze bestanden kunnen. Hiervoor werkten we nog vanaf een server, maar die hield er op een dag mee op.” Niland is blij dat hij de stap heeft gezet, want volgens hem is het niet al te duur en werkt iedereen met bestanden die up-to-date zijn.
Gewaarborgd
“Vanuit Microsoft Office 365 controleren we de planning, de levering van materialen, de inzetbaarheid van mensen.” Het bedrijf dat vooral is gespecialiseerd in beheer en onderhoud, grondwerp en riolering, voorzag via InBusiness ICT medewerkers van een mobiele telefoon. Ook spreken medewerkers elkaar nog steeds via de centrale telefoonlijn. Niland is tevreden met de manier waarop telefonie en internet in het bedrijf zijn gewaarborgd, maar blijft vooral het echte contact belangrijk vinden. Dat geldt voor het contact met medewerkers én met de klanten.
“Online samenwerken heeft de afgelopen tien jaar een vlucht genomen. Dat heeft voordelen, want we wisselen eenvoudig informatie met elkaar uit zonder er een eind voor te hoeven rijden. Een medewerker die bij de aanleg van een nieuwe rotonde staat, kan zijn college op kantoor eenvoudig ergens voor raadplegen. Maar uiteindelijk is persoonlijk contact het allerbelangrijkste, want daar heb je meer gevoel bij. Juist die non-verbale communicatie is belangrijk, want je pakt veel meer signalen op.”
Bellen in plaats van mailen
De directeur-eigenaar is blij dat hij met de overstap naar Microsoft Office 365 de bedrijfsstructuur op orde heeft, maar weet hoe belangrijk het is elkaar niet uit het oog te verliezen. In plaats van alleen te blijven mailen, raadt Niland zijn medewerkers juist aan met elkaar te bellen. “Een mail wordt niet altijd ontvangen zoals hij wordt verstuurd.”
Wil jij ook je bestanden eenvoudig met medewerkers kunnen delen en bestanden op ieder gewenst kunnen raadplegen? Met de garantie dat jullie bestanden veilig staan opgeborgen? Verschillende bedrijven zoals Hemmen gingen je voor. We staan je graag te woord wanneer je naar het kantoor van InBusiness ICT belt.