Bij de bedrijven waar ik de eigenaren of leidinggevenden spreek, valt me regelmatig iets op. De gegevens die binnen het bedrijf circuleren, zijn voor alle medewerkers openbaar. Iedereen met toegang, kan informatie ophalen. Regelmatig zijn computers ook niet beveiligd tegen invallen van buitenaf.
En dat terwijl je het jezelf zo makkelijk kunt maken. Een veilige omgang met gegevens heeft alles te maken met de manier waarop wordt gewerkt. Wat moet je nu precies regelen om de juiste mensen toegang te geven tot documenten? Veel klanten die ik hierover spreek, hebben weinig gevoel bij het onderwerp. Ze slaan bestanden op en laptops blijven ook na kantoortijd op de werkplek staan.
Eén gemeenschappelijke plek
Met de juiste maatregelen kunnen gegevens niet zo eenvoudig van een laptop worden gehaald, ook niet door derden. Dat doe je door de juiste features in Microsoft 365 aan te zetten en je hardware te controleren op de aanwezigheid van een TPM chip, waarmee data encryptie mogelijk is. Wie werkt op afzonderlijke computers die niet met elkaar zijn verbonden, is niet efficiënt bezig. Je hebt een gemeenschappelijke plek nodig voor documenten. Dat is efficiënt én veilig.
Wil je gebruik maken van de oplossingen die er zijn, dan moet je daar wat moeite voor doen. Haal er iemand bij die met je meekijkt naar een efficiënte oplossing en wat voor jullie beschikbaar is. In veel gevallen wordt een pakket zoals Microsoft 365 niet volledig gebruikt. Processen sluiten regelmatig niet op elkaar aan: via verschillende partijen gebruiken organisaties software, e-mail en telefonie.
Inventariseer
Het levert een enorme tijdswinst op als je deze zaken neerlegt bij één partij die ook het onderhoud voor zijn rekening neemt. Kijk eerst wat je nu allemaal gebruikt en echt nodig hebt. Zet de kosten op een rij en ontdek hoe je stapsgewijs processen kunt verbeteren. Er is vast ook een groot gedeelte wél goed van wat je nu gebruikt.
Doe het in één keer goed en boek vooruitgang in de manier waarop wordt gewerkt. Kies voor tijdswinst en veiligheid. Niet alleen voor je eigen bedrijf, ook voor je klanten. De mail met bijlagen die jij naar je klanten verstuurt, kan worden onderschept. Programma’s in Microsoft 365 beschermen je daartegen. Mag een mail niet worden doorgestuurd of geprint nadat je hem hebt verstuurd? Binnen Microsoft kun je gradaties aanbrengen in het veiligheidsniveau.
Wil je zelf ervaren of een efficiënte en veilige manier van werken binnen de mogelijkheden van Microsoft 365 iets voor jou is? Probeer het zelf, een hele maand lang (gratis). We zijn benieuwd naar je ervaring en je feedback.